Introduction : Appliquer des étiquettes de rétention aux fichiers SharePoint non étiquetés avec Practical Graph
Dans un environnement numérique en constante évolution, la gestion des données et leur conformité aux réglementations en vigueur sont des enjeux majeurs pour les organisations. SharePoint, en tant que plateforme de collaboration et de stockage de fichiers, joue un rôle central dans cette gestion. Cependant, de nombreux fichiers peuvent rester non étiquetés, ce qui pose des risques en termes de conformité et de sécurité des données.
L’utilisation de Practical Graph pour appliquer des étiquettes de rétention aux fichiers SharePoint non étiquetés offre une solution technique et automatisée pour répondre à ces défis. Cette approche permet non seulement de garantir une gestion cohérente des politiques de rétention, mais aussi de simplifier les processus administratifs tout en respectant les exigences légales.
dans cet article, nous explorerons les étapes clés et les bonnes pratiques pour configurer et déployer des étiquettes de rétention sur des fichiers SharePoint non étiquetés, en exploitant les fonctionnalités avancées de Practical Graph. Cette méthode s’avère essentielle pour les administrateurs système et les responsables de la conformité, afin d’optimiser la gouvernance des données dans un environnement SharePoint.
Pour en savoir plus sur les outils et les scripts PowerShell associés à la gestion des serveurs Exchange et SharePoint,consultez [1].
Comprendre les étiquettes de rétention et leur rôle dans la gouvernance des données
les étiquettes de rétention jouent un rôle clé dans la gestion des données en assurant leur conformité et leur sécurité. Elles permettent de définir des règles spécifiques pour la conservation ou la suppression des fichiers, en fonction de leur contenu et de leur sensibilité. Par exemple, une étiquette peut être appliquée pour conserver un document pendant cinq ans avant sa suppression automatique. Cette approche est particulièrement utile pour les fichiers non étiquetés dans SharePoint, où une classification manuelle serait fastidieuse.
L’submission automatisée d’étiquettes de rétention peut être configurée via des stratégies prédéfinies. Ainsi, les fichiers sont traités efficacement sans intervention humaine.Voici quelques avantages clés :
- Conformité réglementaire : Les exigences légales sont respectées sans effort supplémentaire.
- Optimisation de l’espace de stockage : Les fichiers obsolètes sont supprimés automatiquement.
- Protection des données sensibles : Les informations critiques sont conservées selon des règles strictes.
Type de fichier | Action recommandée |
---|---|
Documents financiers | Conservation de 7 ans |
Contrats expirés | Suppression après 1 an |
Configurer et appliquer des étiquettes de rétention dans SharePoint via Microsoft Graph
Pour , plusieurs étapes doivent être suivies. D’abord, une stratégie de rétention doit être définie dans le Center de sécurité et conformité Microsoft 365. Ensuite, l’API Microsoft Graph est utilisée pour identifier les fichiers non étiquetés. Enfin, les étiquettes de rétention sont appliquées automatiquement ou manuellement selon les besoins.
Voici les étapes clés pour automatiser ce processus :
- Créer une stratégie de rétention dans le Centre de conformité.
- Utiliser l’API Microsoft Graph pour interroger les fichiers sans étiquette.
- Appliquer les étiquettes via des scripts PowerShell ou des applications personnalisées.
Étape | Action |
---|---|
1 | Définir la stratégie de rétention. |
2 | Identifier les fichiers non étiquetés. |
3 | Appliquer les étiquettes automatiquement. |
Automatiser la gestion des fichiers non étiquetés avec des scripts PowerShell et lAPI graph
La gestion des fichiers non étiquetés dans SharePoint peut être simplifiée grâce à des scripts PowerShell et l’API Graph. En automatisant cette tâche, les administrateurs peuvent garantir que les politiques de rétention sont appliquées de manière cohérente. Par exemple, un script peut être configuré pour parcourir les bibliothèques de documents, identifier les fichiers sans étiquette, et leur attribuer une étiquette de rétention prédéfinie. Cela permet de réduire les risques de non-conformité tout en optimisant les processus de gouvernance.
Pour implémenter cette solution, plusieurs étapes clés doivent être suivies :
- Configurer l’authentification avec l’API Graph pour accéder aux ressources SharePoint.
- Développer un script PowerShell pour interroger les fichiers et appliquer les étiquettes.
- Planifier l’exécution du script à intervalles réguliers pour maintenir la conformité.
Étape | action |
---|---|
1 | Authentification via l’API Graph. |
2 | Identification des fichiers non étiquetés. |
3 | Application des étiquettes de rétention. |
bonnes pratiques pour optimiser lapplication des étiquettes de rétention à grande échelle
Pour optimiser l’application des étiquettes de rétention à grande échelle, il est essentiel de suivre des bonnes pratiques structurées. Automatisez les processus en utilisant des outils de gestion des informations pour identifier et étiqueter les fichiers non classés. Ensuite, priorisez les contenus critiques en fonction de leur sensibilité et de leur durée de conservation requise. Enfin, assurez-vous que les politiques de rétention sont alignées avec les réglementations en vigueur.
Voici quelques étapes clés à considérer :
- Définissez des critères précis pour l’application automatique des étiquettes.
- testez les étiquettes sur un échantillon de fichiers avant un déploiement complet.
- Surveillez régulièrement l’efficacité des étiquettes appliquées.
Étape | Action |
---|---|
Identification | Utiliser des filtres pour détecter les fichiers non étiquetés. |
Classification | Appliquer des étiquettes en fonction des métadonnées et du contenu. |
Vérification | Contrôler l’exactitude des étiquettes après application. |
Récapitulation
Conclusion
l’application de stratégies de rétention via Microsoft Purview et Practical Graph pour les fichiers non étiquetés dans SharePoint représente une étape essentielle pour garantir la conformité, la sécurité et la gestion efficace des données. cette approche permet non seulement de répondre aux exigences réglementaires, mais aussi d’optimiser les processus de gouvernance de l’data au sein de votre organisation.
Cependant, la mise en œuvre de ces solutions techniques peut s’avérer complexe, nécessitant une expertise approfondie en matière de configuration, de gestion des risques et d’intégration avec les systèmes existants. Faire appel à un consultant informatique spécialisé comme MyIsi présente des avantages significatifs :
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